Привести в порядок документы
Во время карантина вам понадобятся документы о переводе на удаленку. Первый документ — это заявление. Подготовьте шаблон заранее, чтобы сотрудники оперативно его подписали.
Второй документ — это допсоглашение. Без него перевести на удаленку невозможно. В этом документе можете прописать функционал, если он изменился, способы связи и условия работы.
Далее издайте приказ о переводе. Если у вас большая компания, в которой несколько отделов, то можно издать приказ для каждого отдела.
Составить списки
Если вы помните, то выходить из дома изначально запретили только определенной группе лиц: старше 65 и тем, у кого хронические заболевания. Опираясь на прошлый опыт, можно заранее составить списки тех, кто отправится домой в первую очередь. Процесс заметно ускорится, если раздать анкету сотрудникам, чтобы они отметили есть ли у них какое-либо заболевание из перечисленных:
- Астма
- Бронхит
- Трахеобронхит
- Хроническое заболевание почек или сердца
- Инсулиновый диабет
- Была трансплантация органа или ткани
- Лейкоз (исключение — завершение лечения, стойкая ремиссия)
- Злокачественное образование (исключение — завершение лечения, стойкая ремиссия)
- Указывать конкретное заболевание не нужно, самое главное подтвердить наличие.
Беременные и сотрудники с маленькими детьми не входят в группу риска, но лучше перестраховаться и отправить их работать из дома. Если мама решит прервать отпуск по уходу за ребенком во время карантина, то оформите удаленку по электронной почте, чтобы не приезжать в офис.
Разумеется, есть люди, которым для работы придется приезжать на работу. По ним вам тоже придется составить список. Внести правки в их должностные инструкции вы не можете без согласия, но они обязаны соблюдать локальный акт, в котором должны быть закреплены меры безопасности во время пандемии. Добавьте номер акта, а затем ознакомьте с ним под подпись. Если в должностной инструкции написано, что сотрудник должен соблюдать все локальные акты компании, то отдельно вносить ничего не нужно. Просто еще раз всех ознакомьте и напомните о безопасности.
Запастись средствами индивидуальной защиты
Для тех, кто остается на рабочем месте, нужно рассчитать средства индивидуальной защиты. Одну маску можно носить 2-3 часа. Каждому сотруднику на 8-часовой день понадобится 3 маски. При покупке рассчитывайте, что у каждого еще должны быть несколько запасных.
Сразу бежать и скупать все с полок аптек не нужно. Никаких подтверждений второй волны пока нет. Начните запасаться только после официального заявления. ФСС возместит потраченные средства в счет страховых взносов за 2020 год. При покупке средств нужно сохранять все документы о приобретении и снова составить список, в котором будет подробно расписано сколько закупленное средств, срок годности, срок изготовления и стоимость. Позаботьтесь о памятках, в которых будет описано как пользоваться средствами индивидуальной защиты. Раздавать их заранее не нужно.
В прошлый раз карантин нанес непоправимый ущерб не только финансам компаний, но и психике сотрудников. Нужно было искать решение для задач, которые раньше не возникали. Хорошо, что мы это уже пережили, теперь нужно подготовить все необходимые документы на случай второй волны: документы о переводе на удаленку, допсоглашения для сотрудников или целого отдела, списки потенциальных удаленщиков, списки тех, кто не может работать из дома, а также рассчитать количество средств индивидуальной защиты и подготовить памятки. Бежать по офису и в панике раздавать всем документы на подпись не нужно. Просто подготовьте все и соберите в отдельную папку на рабочем столе.
Подготовить к удаленке можно заранее не только документы, но и весь рабочий процесс. Чтобы вашим сотрудникам не пришлось везти домой компьютеры, вы можете арендовать рабочее пространство в облаке. Для доступа понадобится только, интернет, пароль, удаленный стол или браузер.
Арендуя рабочие места в “АСТЭК”, вы получаете работу на серверах московских дата-центров с сертификатами безопасности TIER III и SSL. Программы будут использовать не мощность компьютера, а сервера, поэтому производительность компьютера не важна. Доступ и рабочее место настраивается для каждого сотрудника. Техподдержка работает без выходных и перерывов, поэтому вам смогут помочь в любое время.
