Чем электронная трудовая лучше?
- Работник может самостоятельно получить сведения из своей трудовой.
- Возможность сократить расходы на хранение и ведение трудовых.
- Снижение количества ошибок при заполнении.
- Безопасность данных.
- Упрощается процесс взятия сотрудника на удаленную работу.
- Оформление пенсии и получение госуслуг дистанционно.
- Аналитика данных работодателем и госорганами.
На наш взгляд, один из главных плюсов электронной трудовой – это урегулирование отношений между работодателем и сотрудником. Один из наших клиентов рассказывал о своем бывшем подчиненном. Молодой человек блестяще прошел собеседование, но трудовую не предоставил. Сказал, что потерял во время переезда. После испытательного срока отношение к работе изменилось: допускал много ошибок, пропал энтузиазм, стал часто отпрашиваться. Несколько раз с сотрудником беседовали. Отвечал, что в работе все нравится, но продолжал диверсию.
Через полгода руководитель принял решение – расстаться. Парень согласился, послушно пришел отработать один день из оставшихся двух недель и пропал. Когда его разыскали, он ответил, что не видит смысла в своем пребывании на работе. Уговоры и угрозы на него не действовали. За трудовой он так и не пришел, адреса для ее отправки не предоставил. Вывод о причинах отсутствия книжки при устройстве на работу напрашивается сам собой.
Бывают сложности и со стороны работодателя. Грустным опытом поделился, наш сотрудник о своей прошлой работе. Постоянные задержки зарплат. Огромные долги по каждому сотруднику. Рабочие устали терпеть, решили коллективно уволиться. Работодатель пригрозил невыдачей трудовой. Процесс разбирательств затянулся. Справедливость восторжествовала, но ценой потраченных нервов и времени.v
С электронной трудовой таких проблем можно избежать. Занести фиктивную запись, потерять книжку или удержать станет невозможным.
По внутреннему содержанию изменений не предвидится. Останутся: информация о владельце, специальность, причины увольнения, трудовой стаж.
Сотрудник может в любой момент получить данные из своей трудовой у работодателя, через портал Госуслуги или ПФР, а также по заявлению в МФЦ. Бухгалтеру не нужно проделывать лишнюю работу, если информация нужна, когда сотрудник еще работает.
Процесс перехода
Руководитель не может заставить перейти на новый тип книжек. Принудительной электронная версия станет только для будущих сотрудников, которые устроятся в 2021 г. Остальные вправе отказаться.
По Федеральному закону 439-ФЗ п. 4 ч. 2 ст. от 16.12.2019 работники должны ознакомиться с положением до 30 июня 2020 г. и принять решение о переходе до 31 декабря 2020 г. Составить извещение можно по следующему шаблону:
Ответные заявления о форме трудовой заполняются сотрудниками по образцам:
Оформить заявления можно в 1С. Для этого заходим в меню «Зарплата и кадры», в разделе «Кадры» выбираем «Электронные трудовые книжки».
Теперь нажмите «Создать», «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
С помощью кнопки «Подбор» добавьте сотрудника.
В графе «Вид заявления» укажите тип трудовой.
Если человек принял решение сменить привычную бумажную книжку на электронную, то ему нужно вернуть старую версию с пометкой, что дальнейшая трудовая деятельность фиксируется в электронном виде.
Нерешительные сотрудники, которые так и не подадут заявление до конца года, останутся с прежней версией, но здесь есть исключение. Если кто-то из ваших подчиненных находится в декретном отпуске или на больничном, а по возвращению решит перейти на электронную книжку, то это можно сделать в любой момент после подачи заявления. Осталось привести в порядок все нормативные, трудовые акты и подать отчет в ПФР.
Изменение в актах
Первым делом займемся документами. После того, как сотрудники отказались от привычных трудовых, нужно внести информацию в книгу учета движения трудовых. В ней указывается дата выдачи, которая подтверждается росписью владельца.
Некоторые организации составляют акт о хранении и ведении трудовых. Он не является обязательным, но в случае его составления, нужно указать, что трудовая книжка может быть не только бумажной, но и электронной. Проделать эту работу предстоит и с трудовыми договорами, а также с нормативными актами и другими документами, если там есть запись о порядке ведения трудовой. Теперь перейдем к отчетности.
Перед отправкой отчета
Первопроходцы новой отчетности выявили, что отчет может быть принят, если компания зарегистрировалась в системе ЭДО ПФР. "Мы уже это делали!" - скажете вы, но в 2020 г. произошли изменения, которые требуют вашего подтверждения на обработку.
Изначально информация поступала в региональную базу, а потом только направлялась в общую. Сейчас промежуточный региональный пункт исключен. Данные сразу будут поступать во всероссийскую базу, именно поэтому заявление нужно отправить повторно. Расскажем, как это сделать через 1С:
Заходим в "Отчеты", "1С-отчетность", "Уведомления, сообщения и заявления".
Нажимаем "Создать".
Выбираем: "Заявления по эл. документообороту с ПФР", "Заявление на подключение".
Перед нами заявление. Сверху нас сразу предупреждает 1С, что отправить его нужно всем, независимо от предыдущей подачи. Сама форма состоит из двух частей. Первая - информация об организации (заполняется автоматически).
Вторая - информация об операторе.
Если у вас нет этих данных, то их можно посмотреть прямо в 1С. Для этого заходим в "Покупки", "Расчеты с контрагентами", "Досье контрагента".
Теперь вам нужно найти своего оператора и узнать необходимую информацию. После заполнения отправляем и ждем два дня. Если все заполнили правильно, то вам придет подтверждение. После чего можно формировать отчеты: СЗВ-ТД и СТД-Р.
Отчеты: СЗВ-ТД и СТД-Р
С 2020 г. нужно сдавать отчет СЗВ-ТД в пенсионный фонд. Сдается он только по тем сотрудникам, которые устроены по трудовому договору. Работники по ГПД к этому числу не относятся. Отчет составляется, если произошли какие-то изменения в трудовой деятельности (увольнение, прием на работу, повышение или понижение в должности, а также выбор формы трудовой). Отправлять отчет нужно не позднее 15 числа следующего месяца. Первые отчеты по данной форме ожидаются в феврале. Если никаких изменений по сотрудникам не произошло, то и отчет сдавать не нужно.
Для тех, кто отказался от электронной книжки, дублировать записи отчета придется бухгалтеру не только в электронной версии, но и в бумажной. Облегчить работу поможет 1С. На данный момент форма отчета уже установлена. Ее можно найти в актуальной версии программ: 1С: ЗУП – 3.1.10.307 и 1С: Бухгалтерия – редакция 3.0, версия 3.0.75.70. Отслеживать изменения и обновления продуктов 1С можно по этой ссылке: v8.1c.ru/lawmonitor
Форма отчета выглядит следующим образом:
Создание отчета в 1С облегчает задачу тем, что часть данных заполняется автоматически. Найти форму можно по пути: «Отчеты», «1С-Отчетность», «Регламентированные отчеты».
В появившемся окне нажмите «Создать».
Ищем отчет СЗВ-ТД.
Добавляем нужного сотрудника, для этого нажмите «Подбор».
Программа частично заполнит сведения. Остальное нужно выбрать из предложенных вариантов. Два раза нажимаем на строку с данными сотрудника.
Кнопка «Добавить» показывает строку, где можно указать изменения в трудовой деятельности. В верхнем поле вы можете добавить заявление о форме трудовой книжки. После этого нажмите «Ок».
С обновлением для ЗУП и "1С-Бухгалтерия" в отчете появилось дополнение - "Отразить в трудовой книжке". При заполнении нужно поставить галочку в этой графе, только после этого проводим и отправляем документ.
Предоставить отчет можно не только в электронном виде, но и в бумажном. Такой вариант допустим, если в штате компании менее 25 человек.
СЗВ-ТД – это не единственный новый отчет. При увольнении или по просьбе сотрудника ему нужно выдать форму СТД-Р. В ней содержится информация за весь рабочий период. Срок действия не устанавливается. Выдается в бумажном или электронном виде на усмотрение сотрудника.
Найти данный отчет в 1С можно в меню «Зарплата и кадры», «Кадры», «Электронные трудовые книжки».
В открывшемся окне укажите сотрудника. Личные данные добавятся автоматически, остальное придется заполнить вручную. Принцип заполнения схож с отчетом СЗВ-ТД.
Штрафы
Неверная информация по сотруднику и несоблюдение сроков отчетности – это административное нарушение, которое регулируется статьей 5.27 КоАП РФ. За неоднократное игнорирование сроков в течение года, руководителю выносится предупреждение или штраф: для ИП от 1000 до 5000 руб., для компании – от 30 тыс. руб. до 50 тыс. Если ошибка замечена, и вы успели в течение 10 дней после первой отправки внести изменения, то штрафа можно избежать.
Введение электронных книжек облегчает фиксирование трудовой деятельности сотрудников. С 2020 г. предстоит направлять новый отчет - СЗВ-ТД в пенсионный фонд. В нем необходимо отмечать кадровые изменения, в том числе и информацию о переходе на электронную трудовую или сохранение бумажной версии. Сдается отчетность до 15 числа следующего месяца. При систематическом нарушении руководителя ждет предупреждение или штраф. Обновленная версия 1С поможет подготовить отчетность в срок. Не забудьте уведомить до 30 июня сотрудников о переходе на электронные книжки. Получить их согласие или отказ можно в письменной форме до 31 декабря 2020 года.
